Ekonomi piyasalarının küreselleşmesi, şirketler arasındaki rekabet koşullarının daha da sertleşmesine neden olmuştur. Bu durum, rekabette avantajlı duruma geçmek isteyen şirketleri daha başarılı projeler üretmeye ve bu projeleri başarı ile yönetmeye sevk etmektedir. Zira iyi bir proje ortaya koyabilmek kadar, o projeyi iyi bir şekilde yöneterek başarı ile sonuçlandırmak da önem arz etmektedir. Bilgisayar ve iletişim teknolojilerinde meydana gelen gelişmeler, proje yönetimi üzerinde de büyük bir etki yaratmış ve geleneksel proje yönetim tekniklerini büyük ölçüde geçersiz kılmıştır. Daha büyük ölçekli projelerin kolay bir şekilde idare edilebilmesi için son derece geniş olanaklar sunan dijital proje yönetiminde, dikkate alınması gereken bazı püf noktalar bulunmaktadır.
Proje Yönetim Sistemlerinden Yararlanma
Dijital proje yönetimi açısından en önemli araç, dijital proje yönetim sistemleridir. Proje yönetimi için özel olarak tasarlanmış olan bu yazılımlar, gelişmişlik düzeylerine göre belirli katkılar sağlamaktadır. İyi bir proje yönetim sistemine sahip olmak, yönetilmesi gereken projede daha yüksek koordinasyon sağlanmasına yardımcı olmaktadır. Projenin maliyet ve zaman açısından planlamasının yapılması, uygulama esnasında sürekli takip edilmesi, proje yönetim ekibi içerisinde etkin bir iletişim sağlanması, proje kalite kontrolünün yapılması ve proje çıktılarının raporlanması gibi pek çok işlev bu sistemler tarafından yerine getirilmektedir. Proje yönetim sistemleri bir yandan proje yönetim ekibinin iş yükünü azaltırken, diğer yandan da proje verimliliğine katkı sağlamaktadır.
Projenin Kapsamını ve Hedeflerini İyi Anlama
Bir projenin başarı ile yönetilebilmesi ve amaçlarına yönelik hamleler yapılması, ancak o projenin tam olarak anlaşıldığı durumlardan söz konusudur. Bu yüzden de başta proje yöneticisi olmak üzere, proje ekibinde yer alan herkes proje hakkında yeteri kadar bilgi sahibi olmalıdır. Bu bilgilendirmeyi sağlamak için proje başlamadan önce ya da devam ettiği sırada bilgilendirme toplantıları yapmak mümkündür. Projeyi yeteri kadar anlayamamış ve benimseyememiş bir ekibin, istenilen verimi ortaya koyabilmesi mümkün değildir. Dijital proje yönetimi, projeye dair bilgilendirmelerin yapılabilmesi için daha rahat bir ortam sunmaktadır. Bu noktada önem arz eden bir diğer husus da proje ekibinde gerekli olmadığı sürece değişiklik yapılmamasıdır. Proje hakkında bilgi sahibi olan çalışanların uzaklaştırılması ve projeye tam hâkim olmayan yeni kişilerin görevlendirilmesi, işlerin yavaşlamasına ya da grup veriminin düşmesine neden olabilmektedir. Özellikle proje yöneticisi söz konusu olduğu zaman, bu duruma daha fazla dikkat edilmelidir.
Proje Zaman Çizelgesi Oluşturma
Zaman planlaması, proje yönetimi planlamasındaki en önemli noktalardan biridir. Zira projelerin istenilen zamanda tamamlanamaması hem müşteri memnuniyetsizliğine hem de işletme itibarının zarar görmesine neden olmaktadır. Zaman planlama yapılırken en doğru yöntem, zaman çizelgesi oluşturmaktır. Dijital proje yönetiminde bu zaman çizelgelerinin oluşturulması daha kolay bir hal almıştır. Zira tüm süreçlerin kolayca planlanabilmesi ve tüm süreçlerin birbirleri ile entegre edilmesi gibi bir olanak bulunmaktadır. Projelerde zaman çizelgesi, hangi işin hangi zamanda yapılacağını belirtmektedir. Tüm süreçlerin zamanında tamamlanması, projenin de zamanında teslim edilmesi anlamına geleceğinden dolayı bu planlama iyi yapılmalı ve tüm aşamaların zamanında tamamlanmasına dikkat edilmelidir.
Mevcut ve Gelecek Durumlara Dair Güncellenebilir Stratejiler Oluşturma
Dijital proje yönetimini olanaklı hale getiren dijital teknolojiler, takip edilmesi güç biçimde sürekli olarak gelişim göstermektedir. Bu durum proje yönetiminde daha büyük kolaylıklar sağlayabilecek araçların ortaya çıkma ihtimalinin her zaman için yüksek olduğu anlamına gelmektedir. Özellikle uzun soluklu projelerde, teknoloji alanında yaşanan gelişmeler düzenli olarak takip edilmeli ve proje yönetiminde kullanılabilecek yeni araçlara hemen entegre olunmalıdır. Yeni araçlara entegre olurken projenin sekteye uğramaması adına, projeler güncellenebilir biçimde planlanmalıdır.
Müşteri İletişiminde Doğru Adımlar Atma
Bir işletmenin hem varlığının amacı hem de varlığını devam ettirebilmesinin temel aracı müşterileridir. Kimi işletmeler için müşteri kavramı halk kitlesini ifade ederken, kimi zaman da şirketler birbirlerinin müşterisi olabilmektedir. Hangi durum geçerli olursa olsun, projenin başarıya ulaşabilmesi için müşteriler ile etkili ve doğru bir iletişim kurulmalıdır. Projenin gidişatı hakkında sürekli bilgi sağlamak, kaliteye dair güvence sunmak ve geri dönüş alarak projeye bu doğrultuda yön vermek projenin başarıya ulaşması açısından büyük katkı sunmaktadır. Dijital proje yönetiminde kullanılan proje yönetim araçları hem grup içinde daha etkin iletişim sağlanmasını hem de müşterilere daha kolay bir şekilde ulaşılmasını olanaklı hale getirmektedir.
Uzman Desteği Almanın Önemi
Gerek geleneksel proje yönetiminde ve gerekse de dijital proje yönetiminde uzmanlardan yararlanmanın sağlamış olduğu katkı son derece büyüktür. İşletmenin esas faaliyet alanına hitap etmediği için istihdam etmediği uzmanlar, proje yönetiminin bazı aşamalarında büyük ihtiyaç haline gelebilmektedir. Özellikle daha fazla bilgi ve donanım gerektiren büyük çaplı projelerin hazırlanmasında, proje yönetim ekibinin eksik noktalarını kapatmak amacıyla ekip dışından uzman alımı yapılması mümkündür. Bu durum kimi şirketler tarafından proje bilgilerinin dışa sızdırılması ya da ek maliyet yaratılması gibi algılansa da esasında projenin başarısına büyük katkı sunma potansiyeli yüksektir.
Doğru İş Bölümü Yapma
Bir projenin başarı ile yönetilebilmesi için, iyi bir proje ekibi tarafından yönetilmesi gerekmektedir. Bu durum hem geleneksel proje yönetimi için hem de dijital proje yönetimi için geçerlidir. Başarılı bir proje yönetim ekibi oluşturmanın iki farklı aşaması bulunmaktadır. Bunlardan ilki, proje ekibinde yer alacak bireylerin liyakat esasına göre belirlenmesi ve projeye katkı sunması mümkün olmayan bireylerin projeden uzak tutulmasıdır. Projenin uygulanacağı faaliyet alanında bilgi ve deneyim sahibi olan personelin bir araya getirilmesi önemlidir. Kurulacak ekibin daha önce aynı tür projelerde yer almış ve deneyim kazanmış olmasına da dikkat edilmelidir. Projeyi deneyimli bir ekibe teslim etmek daha yüksek bir maliyet gerektirse de projenin istenilen biçimde tamamlanabilmesi açısından bu durum neredeyse zorunluluktur. Proje ekibi oluşturmada dikkat edilecek ikinci nokta ise iş bölümünün doğru yapılmasıdır. Bireyler dostluk ya da farklı ilişki biçimlerine göre değil, en uzman oldukları konuda görevlendirilmelidir. İletişim alanında uzman olan bir kişi, grup ve müşteri iletişimini sağlamakla görevlendirilmeli, kendi alanı dışındaki proje aşamalarında faaliyet göstermesi istenmemelidir. Bu durum, çalışanların verimliliğini arttırmak gibi ikincil bir avantaj da taşımaktadır.
Proje Kapanış Raporu
Projeler ister başarı ile tamamlanmış olsun isterse de bazı aksaklıklara uğramış ya da tamamen başarısız olmuş olsun, proje tamamlama veya proje kapama raporu hazırlanmalıdır. Bu durum sonraki projelerde işletmeye yol gösterici olması bakımından önem arz etmektedir. Proje kapanış raporunda, proje süreçlerinin zamanında ve istenilen hedefler doğrultusunda tamamlanıp tamamlanmadığı ele alınmalı, tüm süreçlerin birleşiminden oluşan projenin hedeflerinden ne ölçüde saptığı ya da yüzde kaçlık başarı oranı ile tamamlandığı raporlanmalıdır. Bunun için proje yönetiminin tüm aşamaları özenle takip edilmeli ve projenin sonunda da toplanan veriler rapor haline getirilmelidir. Dijital proje yönetim araçları bu konuda son derece işlevsel platformlardır. Tüm proje boyunca toplanan verilerin işlenmesi ve rapor haline getirilerek işletmenin ilgili birimlerine iletilmesi açısından, dijital proje yönetim araçlarından yararlanmak önemlidir.
Timezeta olarak size projenizin her adımında projenizin en ince detaylarına kadar listeleme ve arşivleme yaparak küçük detaylarla sizi uğraştırmadan size sadece işinize odaklanma fırsatı sunuyoruz. Siz işinize odaklanın geri kalan her şeyle Timezeta ilgilenir.
Timezeta ile tanışmak ve ücretsiz deneyimlemek için Timezeta linkinden kolayca kayıt olabilirsiniz.
